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マイナンバーと個人情報の管理方法 ~ メリット・デメリット

管理方法ごとのメリット・デメリット

一番安く簡単にすませる方法は「Excelファイルで管理して適当なパソコンに保存する」方法だと思います。
しかし、大切なマイナンバーと個人情報を、その様な簡単な方法で保管して大丈夫なのでしょうか…?

よくあるマイナンバーの管理保管方法ごとに、安全性と管理のしやすさの点でのメリット・デメリットをご紹介します。

管理方法 安全性 メリット デメリット
鍵付きキャビネット
(書類・紙媒体)
× 持ち運びが困難な為、盗難リスクは低い。
・常時施錠し、鍵を厳重に管理する必要がある。
・鍵を紛失すると開けられない。
・管理者以外開けられないキャビネットを用意する必要がある。
・書類の紛失やしまい忘れ等、人為的ミスを誘発しやすい。
金庫
(書類・紙媒体)
× 持ち運びや解錠が困難な為、盗難リスクは低い。
・常時施錠し、鍵や解錠方法を厳重に管理する必要がある。
・鍵を紛失すると開けられない。
・厳重な金庫は高価。
・書類の紛失やしまい忘れ等、人為的ミスを誘発しやすい。
社内PC
(Excel電子ファイル)
× 簡単に閲覧できる
・パスワードを忘れたら閲覧出来なくなる。
・Excelファイルが削除されてしまう場合がある。
・ウイルス対策等の外部アクセスへの対策が必要。
・PCが壊れた場合、ファイルが消失してしまう可能性がある。
外付HDDやUSBメモリ
(Excel電子ファイル)
× 簡単に閲覧でき、金庫等に電子ファイルを保管できる。
・盗難や複製のリスクが極めて高い。
・暗号化、パスワード付きUSBメモリであっても、紛失やデータ消失のリスクがある。
・外付HDDやUSBメモリが壊れた場合、ファイルが消失してしまう。
社内ファイルサーバ
(Excel電子ファイル)
外部からの不正アクセスによる漏洩リスクが低い。
RAID1等の耐障害性を高めた構成にする事で、ファイル消失リスクを抑える事が出来る。
・新たにファイルサーバや社内ネットワークを構築する場合、導入コストが高価。
・アクセス制限やセキュリティ設定、パスワード管理等、安全な保管先を構築するには知識や技術が必要となる。
・ファイルサーバに接続する全てのPCに対しセキュリティ対策が必要となる。
オンラインストレージ
(Excel電子ファイル)
通信と保管データの暗号化等、データの堅牢性は高い。
比較的低価格にサービスを利用できる。
物理的な盗難リスクが無い。
・モバイルサービスな為、不正アクセスや不正利用のリスクが高い。
・利用者が多いサービスは、サービス全体が外部攻撃対象になりやすい。
・システムメンテナンス等、一時的に利用できない時がある。
マイコレキーパー
(クラウド管理)
マイナンバー保管専用のクラウドサービスな為、誰でも簡単に、そして安全にマイナンバー管理が出来る。
当然、物理的な盗難リスクも無い。

保管データの堅牢性は非常に高く、通信と保管データは暗号化され、且つマイナンバーと個人情報は別々のサーバに保管される。
最悪保管データが流出したとしても、第三者がマイナンバーと個人を特定する事は出来ない。

マイナンバーは本人が入力するので、管理者以外の第三者が閲覧する事は無い。
・極稀に、システムメンテナンス等で一時的に利用できない時がある。
(基本的に日中にメンテナンスはありません)
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